Out of office?

Stel een perfecte afwezigheidsmelding op

Je bent er even niet. Of met welverdiende vakantie. Wat als iemand je dan mailt? Maak je geen zorgen, een out-of-officebericht doet wat het moet doen. Al moet je het wel goed instellen, want je OOO – ook wel eens OOF genoemd – zou mailers professioneel over je afwezigheid moeten informeren.

 

Duidelijkheid troef

Laat klaar en duidelijk weten van wanneer tot wanneer je afwezig bent. Vermeld ook waarom (vakantie, teambuilding, zakenreis, …), als dat relevant is. Kort en krachtig.

 

Wie neemt over als je er niet bent?

Geef – als dat mogelijk is – een alternatief contact voor dringende zaken. Zo stuur je niemand het bos in. Een collega of een algemeen e-mailadres, dat kies je zelf.

 

Geen hulp van een collega …

Omdat je als ondernemer alleen werkt? Vermeld: ‘Ik lees je mails tijdens mijn afwezigheid. Is je mail dringend? Geef dat aan.’

 

Humor?

Humor kan, maar met mate. Niet iedereen heeft dezelfde smaak. Een knipoog in een OOO kan cynisch overkomen, zeker bij vakantie, ontslag of pensioen, … dat is niet oké. Zeker weten dat het kan? Doe maar!

 

Geen overbodige details

Je hoeft niet te vertellen waar je precies zit of waarom je weg bent. Blijf professioneel. Dat is ook veilig: niemand hoeft te achterhalen wanneer er bij jou niemand thuis is.

Verschillende talen?

Schrijf je een OOO in verschillende talen? Controleer of de spelling en grammatica kloppen.

Collega aanwezig?

Controleer één keer en nog eens een keer: is de collega die je vermeldt niet zelf met vakantie?

Bouw je bericht op in zeven stappen

  1. Spreek de lezer neutraal aan: kies bijvoorbeeld voor ‘Hallo mailer’
  2. Meld je afwezigheid: vertel dat je afwezig bent, start en einde
  3. Zeg wat er gebeurt: bijv. dat je na je vakantie gaat lezen en reageren
  4. Voor dringende situaties: vermeld een mogelijke contactpersoon
  5. Ook al is het een automatische mail: sluit professioneel af
  6. Daarom ook: onderteken met je naam en functie
  7. Nog iets belangrijks of leuks te melden: een PS is ideaal

STRAMIEN 1: FORMEEL & ZAKELIJK

 

Onderwerpregel

Afwezig van [startdatum] tot [einddatum]

Boodschap

Beste mailer

Bedankt voor je bericht. Ik ben afwezig van [startdatum] tot [einddatum] en heb geen toegang tot mijn mailbox.

Voor dringende zaken neem je contact op met [naam collega] via [e-mailadres en telefoonnummer].

Zodra ik terug ben, kun je weer bij mij terecht.

Vriendelijke groet

[je naam en functie]

PS Ik lees je mail later en volg op als dat nog nodig is.

STRAMIEN 2: INFORMEEL & TOEGANKELIJK

 

Onderwerpregel

Out of office van [startdatum] tot [einddatum]

Boodschap

Hallo e-mailer

Bedankt voor je bericht. Ik ben niet aan het werk van [startdatum] tot [einddatum] en check mijn mail niet.

Duurt het te lang of heb je dringend een antwoord nodig? Geen zorg, neem gerust contact op met [naam collega] via [e-mailadres/telefoonnummer].

Niet-aanwezige groet

[je naam en functie]

PS Ik antwoord zo snel mogelijk zodra ik terug ben.

STRAMIEN 3: MET EEN KNIPOOG

 

Onderwerpregel

Even weg van [startdatum] tot [einddatum]

Boodschap

Hey mailer!

Je e-mail is zacht in mijn mailbox beland. Wel ben ik momenteel op een buitenlandse missie (ook wel vakantie genoemd) van [startdatum] tot [einddatum].

Dringende vragen of nu hulp nodig? Contacteer [naam collega] via [e-mailadres/telefoonnummer]. Ik neem de draad weer op zodra ik terug ben.

Verkwikkende vakantiegroet

[je naam en functie]

PS Probeer je ‘t via een ander medium? Ook daar ben ik afwezig.

Wanneer terug?

Vermeld de juiste datum. Neem niet zonder nadenken de OOO van de vorige keer. Dat ga je nog jaren kunnen horen.

Reminder nodig?

Stuur jezelf bij de start een testmail met reminder. Laat die staan tot je terug bent en je je volgelopen mailbox onder handen neemt.